Datei-Ablage

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Anleitung / Bildung und Schule

Organisieren und Katalogisieren nervt! Nicht umsonst bieten uns Unternehmen wie Google Dienste für genau diese Dinge an. Wenn ich ein Foto aus dem Urlaub 2013 (oder war es 2014 ) suche, dann gehe ich nicht in meinen Fotoordner auf dem PC, sondern gehe in die Google Fotos App und tippe Italien ein.

Die #edupnx haben gefragt wie wir (Lehrer_innen) unsere Dateien auf dem Computer organisieren und hier ist meine Vorstellung einer idealen Ablage.

Das Grundprinzip jeder Dateiablage sollte zuallererst Backup early, Backup often sein! Sie kann noch so gut sein, wenn ein Datenfresser kommt haben wir alle ein Problem. Da ich ein fauler Mensch bin und manchmal am Telefon arbeite, schmeiße ich alles in die Cloud. So habe ich einen Teil meines Backups schon gemacht, immer und überall Zugriff auf meine Daten und eine Backup-Sorge weniger. Zusätzlich versuche ich einmal im Monat meine interne  Festplatte auf eine externe Festplatte zu spiegeln.

Meine Clouddienste der Wahl sind Dropbox und OneDrive. Dropbox vertraue ich die wirklich wichtigen Dinge an, weil ich die Versionierung sehr schätze. Dropbox speichert nämlich online die letzten x Versionen meiner Dokumente und man kann so ein Ups wieder Rückgängig machen. Mehrmals habe ich schon wichtige Dokumente überspeichert, da kann Dropbox wirklich Leben retten. Außerdem haben die meisten Referendare noch einen Dropbox Account, weil es durch Aktionen wie das Space Race kostenlosen Speicher gab und so teilen wir dort unsere Dateien miteinander. OneDrive ist schlecht und ergreifend bei meinem Office Abo dabei und die 1TB Speicher nutze ich deshalb einfach mit.

Aber wie speichere ich meine Sachen dort jetzt?

Ich habe mehrere Hauptordner. Scans, Unterricht (Mit den Unterordnern Klasse A, B und C), Zweites Staatsexamen und Material. In diesen Ordnern gilt:  je tiefer es in der Hierarchie geht, desto unordentlicher werden die Ordner. Die Ordnung in diesen Ordnern ist mir aber tatsächlich einfach egal. Die tiefsten Ordner brauche ich immer nur eine Woche lang und dann vielleicht irgendwann später mal wieder und dann schlägt meine Geheimwaffe zu: die Suche.

Ich habe in der Regel durchsuchbare PDF und Worddateien und wenn ich nach etwas suche, dann gehe ich in den Hauptordner und suche einfach. ¯\_(ツ)_/¯ Ich muss mir nicht merken, wo genau in Material die Dateien liegen. Ich verlasse mich darauf, dass ich sie beim Ablegen richtig benannt habe und, dass Windows den Inhalt indiziert hat. Wenn ich gestern noch mit der Datei gearbeitet habe kann ich auch einfach links unten im dem „Frag mich etwas“ Feld den Namen oder das Programm eingeben und ich bekomme Vorschläge dazu. Schneller kann ich mir die Arbeit nicht vorstellen. Dieses System funktioniert auch die Scans meiner sonstigen Unterlagen.

Falls ihr andere Ideen einer Dateiablage finden möchtet, dann findet ihr sie hier bei den Bildungpunks.

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Ich leite den Laden hier.

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